Cennik indywidualny w B2B: jak ustawić ceny per klient bez arkuszy

Ceny per klient ustawia się bez arkuszy na trzech poziomach: rabat na grupę produktów, reguły dla grupy klientów i wynegocjowana cena na pojedynczym produkcie, a system rozstrzyga je zawsze w tej samej kolejności. W sprzedaży B2B prawie nikt nie płaci ceny z katalogu: jeden klient ma −10% na całą kawę, bo bierze paletami, drugi pilnuje konkretnej kwoty na jeden produkt, trzeci jedzie po cenniku podstawowym. Problem zaczyna się wtedy, gdy te ustalenia żyją w arkuszu, w mailu i w głowie handlowca, a nie w systemie, który liczy zamówienie.

Dlaczego arkusz przestaje wystarczać

Cennik indywidualny to zestaw reguł cenowych przypisany do klienta albo grupy klientów, który zastępuje dla nich cenę katalogową. Arkusz z takimi ustaleniami działa do momentu, w którym klientów jest kilkunastu, a produktów kilkadziesiąt. Potem zaczynają się typowe koszty ukryte:

• Klient pyta o cenę — handlowiec musi ją odszukać, zamiast odesłać do sklepu.
• Podwyżka cen katalogowych — trzeba ręcznie przejść wszystkie indywidualne ustalenia i sprawdzić, które przestały mieć sens.
• Rotacja w zespole — ustalenia sprzed dwóch lat zna tylko osoba, która je zawierała.
• Pomyłka na zamówieniu — ktoś naliczy cenę katalogową klientowi, który ma wynegocjowaną niższą, i trzeba korygować fakturę.

Wspólna przyczyna jest jedna: arkusz nie bierze udziału w wycenie zamówienia. Cena, którą klient zobaczy w koszyku, powstaje gdzie indziej, więc każda rozbieżność wychodzi dopiero na fakturze.

Trzy poziomy, które wystarczają w praktyce

Zamiast ceny per klient per produkt (czyli macierzy, której nikt nie utrzyma) sprawdzają się trzy poziomy, od najogólniejszego do najbardziej szczegółowego.

1. Grupa cenowa produktów

Grupujesz asortyment tak, jak realnie o nim myślisz: „kawy ziarniste”, „akcesoria”, „nowości”. Potem nadajesz rabat procentowy całej grupie naraz. Dochodzi nowy produkt do grupy i automatycznie dziedziczy wszystkie ustalenia, bez dopisywania go do cenników. Produkt należy do najwyżej jednej grupy cenowej, więc nie ma pytania, który z dwóch rabatów grupowych obowiązuje.

2. Grupa klientów

Ten sam mechanizm po drugiej stronie. Klienci hurtowi dostają jeden zestaw reguł, sieci detaliczne inny, a nowi klienci ceny podstawowe. Nie ustawiasz nic per firma, dopóki nie musisz. Nowy klient trafia automatycznie do domyślnej grupy „Wszyscy klienci”, więc reguła ustawiona na niej działa jak cennik ogólnofirmowy dla wszystkich, których nie przeniesiesz do innej grupy.

3. Cena negocjowana na produkcie

Dopiero na końcu wchodzi to, co naprawdę wymaga indywidualnego traktowania: konkretna kwota netto albo procent na konkretny produkt dla konkretnego klienta. Zwykle takich pozycji jest kilka, nie kilkaset. Stała kwota działa na produkcie, ale nie na całej grupie cenowej, bo jedna cena dla różnych towarów nie miałaby sensu.

Kolejność, która musi być jednoznaczna

Gdy poziomy się nakładają, system musi rozstrzygać zawsze tak samo, inaczej wracamy do zgadywania. W vendispace wygrywa pierwsza pasująca reguła z tej listy:

Z tabeli wynikają dwie rzeczy, które warto znać przed pierwszą rozmową z klientem. Po pierwsze, reguła na produkt wygrywa z regułą na grupę cenową, nawet jeśli ta pierwsza pochodzi z grupy klientów, a druga z cennika samego klienta. Po drugie, cennik indywidualny zastępuje cenę katalogową, promocję i ogólny rabat klienta, a nie sumuje się z nimi.

Rabaty ilościowe działają dalej i liczą się od ceny z cennika. Przykład z dokumentacji systemu: cena katalogowa 100 zł, promocja 90 zł, rabat klienta 10%, cennik indywidualny 80 zł i próg −5% od 10 sztuk. Klient płaci 80 zł za jedną sztukę i 76 zł przy dziesięciu, bo próg liczy się od 80, a promocja i rabat klienta nie biorą udziału. Wyjątkiem jest próg ustawiony w trybie nadrzędnym, który z definicji nadpisuje wszystko, także cenę indywidualną.

Cennik indywidualny jest wart tyle, ile zaufanie do niego. Jeśli handlowiec musi sprawdzać, czy system policzył dobrze, równie dobrze mógłby liczyć sam.

Podgląd, który kończy dyskusje

Najbardziej niedoceniana część takiego mechanizmu to możliwość zobaczenia całego katalogu oczami jednego klienta: cena katalogowa obok ceny, którą ten klient realnie zobaczy, i informacja, z czego ta cena wynika — z ustaleń indywidualnych, z rabatu na grupę cenową, z promocji czy po prostu z cennika podstawowego. Podgląd otwierasz na karcie klienta albo grupy klientów, filtrujesz po kategorii, grupie cenowej i źródle ceny, a całość eksportujesz do CSV.

To zamienia rozmowę „dlaczego mam taką cenę?” z dochodzenia w jedno spojrzenie na ekran. Przy okazji od razu widać przypadki, w których rabat procentowy wypada gorzej niż aktualna promocja, bo procent z cennika liczy się od ceny katalogowej, a nie promocyjnej. Podgląd oznacza takie wiersze ostrzeżeniem, więc możesz zdecydować, czy to zamierzone.

Klient widzi swoje ceny sam

Gdy ustalenia siedzą w systemie, a nie w arkuszu, sklep pokazuje kupującemu od razu jego ceny — w katalogu, w koszyku i na podsumowaniu zamówienia, a na liście produktów i karcie produktu obok stoi przekreślona cena katalogowa. Handlowiec przestaje być pośrednikiem w podawaniu cen, a zaczyna zajmować się sprzedażą. To zresztą cała idea zamkniętego sklepu na zaproszenia: klient wchodzi do swojego katalogu, nie do wspólnej wystawy.

Każda pozycja złożonego zamówienia zapamiętuje, skąd wzięła się jej cena: z katalogu, z promocji, z reguły na produkt albo z reguły na grupę cenową. Gdy po pół roku ktoś zapyta o konkretną fakturę, odpowiedź jest w zamówieniu, a nie w pamięci handlowca.

Kupiec B2B porównuje kwoty w netto, więc to netto jest główną liczbą także w cenniku indywidualnym; stałe ceny wpisujesz właśnie jako kwoty netto.

Granice mechanizmu

Cennik indywidualny ma kilka ograniczeń, o których lepiej wiedzieć przed wdrożeniem niż po reklamacji:

• Sortowanie i filtr ceny w sklepie działają na cenie katalogowej. Klient z cennikiem może zobaczyć kolejność „od najtańszego”, która nie zgadza się z wyświetlanymi mu kwotami.
• Stała cena nie działa na produktach, których warianty mają różne ceny. Jedna kwota spłaszczyłaby wszystkie warianty, więc system odrzuca taki zapis; zostaje reguła procentowa.
• Usługi dodatkowe przy zamówieniu nie korzystają z cennika indywidualnego, tylko z ogólnego rabatu klienta. Cennik dotyczy wyłącznie produktów.

Jak przenieść ustalenia z arkusza

1. Pogrupuj produkty. Zacznij od grup, na które faktycznie dajesz rabaty; reszta może zostać bez grupy.
2. Pogrupuj klientów i ustaw reguły grup. Większość ustaleń z arkusza zwykle okazuje się regułą dla całego segmentu, a nie wyjątkiem.
3. Wpisz wyjątki per klient. Dopiero to, czego nie da się opisać grupą: pojedyncze produkty i indywidualne rabaty na grupy cenowe.
4. Sprawdź podgląd kluczowych klientów. Eksport CSV z podglądu porównasz ze starym arkuszem wiersz po wierszu, zanim klient zobaczy ceny w sklepie.

Przy planach płatnych możesz też przesłać cennik i listę klientów w dowolnej formie, a konfigurację i import danych zrobimy w ramach wdrożenia; szczegóły są w cenniku.

Podsumowanie

• Ceny per klient da się opisać trzema poziomami: grupą cenową produktów, grupą klientów i ceną na produkcie.
• O cenie decyduje pierwsza pasująca reguła, a reguła na produkt zawsze wygrywa z regułą na grupę cenową.
• Cennik indywidualny zastępuje promocję i ogólny rabat, ale rabaty ilościowe liczą się dalej od jego ceny.
• Podgląd cennika klienta pokazuje źródło każdej ceny i ostrzega, gdy promocja byłaby dla klienta korzystniejsza.

Najczęstsze pytania

Czy klient widzi, że ma inne ceny niż pozostali?

Klient widzi wyłącznie swoje ceny, a przy produktach objętych cennikiem także przekreśloną cenę katalogową. Cen innych klientów nie widzi w ogóle, bo każdy kupuje po zalogowaniu we własnym koncie. Nie ma więc potrzeby utrzymywania kilku wersji katalogu.

Co dzieje się z cennikiem przy podwyżce cen katalogowych?

Reguły procentowe przeliczają się same, bo liczą się od aktualnej ceny katalogowej. Stałe kwoty netto zostają bez zmian, dopóki ich nie poprawisz, więc po podwyżce warto przejrzeć podgląd klientów, którzy je mają, filtrując po źródle ceny.

Czy zmiana cennika zmienia już złożone zamówienia?

Nie. Cena jest liczona w chwili złożenia zamówienia i zapisywana przy każdej pozycji razem z jej źródłem. Nowa reguła działa na kolejne zamówienia, a stare zachowują kwoty, na które klient się zgodził.

Czy kody rabatowe działają na ceny z cennika indywidualnego?

Tak. Kod rabatowy liczy się od ceny, którą klient faktycznie ma w koszyku, czyli po zastosowaniu cennika indywidualnego. Przy ustalaniu wartości kodu weź pod uwagę, że klient z niską ceną negocjowaną dostanie rabat od niższej bazy.

Czy cenniki indywidualne są w darmowym planie?

Tak. Grupy cenowe produktów, cenniki indywidualne i podgląd cennika klienta są w każdym planie, także w darmowym FreeSpace. Plany różnią się limitem zamówień, liczbą użytkowników i wsparciem, a nie funkcjami cenowymi.

Co dzieje się z regułami, gdy usunę produkt albo grupę cenową?

Reguły cennika powiązane z usuniętym produktem, grupą cenową albo grupą klientów znikają razem z nimi, więc nie zostają martwe wpisy psujące wycenę. Usunięcie grupy cenowej odpina od niej produkty, ale ich nie kasuje; od tej chwili ich cenę wyznaczają pozostałe reguły. Tak samo znika cennik klienta, którego odepniesz od firmy.

Cennik indywidualny działa dopiero wtedy, gdy klienci logują się do sklepu; jak ich tam przenieść, opisaliśmy w tekście o zapraszaniu pierwszych klientów do sklepu B2B. Razem z cenami klient powinien dostać własne materiały do pobrania zamiast PDF-ów wysyłanych mailem. Jak ceny klienta przekładają się na kalkulatory i narzędzia branżowe, opisaliśmy w tekście o dedykowanych narzędziach w B2B. Załóż darmowe konto i przenieś ustalenia z arkusza tam, gdzie klient je zobaczy.