KSeF 2026: co zmienia się w sprzedaży B2B i jak się przygotować

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, jest już obowiązkowy: największe firmy wystawiają w nim faktury od 1 lutego 2026 r., pozostali podatnicy VAT od 1 kwietnia 2026 r., a odbierać faktury przez KSeF musi każda firma od 1 lutego. W sprzedaży B2B oznacza to, że fakturą jest plik XML przyjęty przez system Ministerstwa Finansów, a nie PDF wysłany mailem. Przed Tobą jeszcze jedna data: 1 stycznia 2027 r. kończy się okres przejściowy, wchodzą kary i numer KSeF w przelewach. Ten tekst zbiera, co już się zmieniło w codziennej sprzedaży i co uporządkować do końca roku.

Czym jest KSeF i kogo obejmuje obowiązek

KSeF to centralna platforma Ministerstwa Finansów, przez którą firmy wystawiają i odbierają faktury ustrukturyzowane. Faktura ustrukturyzowana to faktura w formacie XML zgodnym ze wzorem opublikowanym przez MF, której wystawienie potwierdza nadanie numeru KSeF. Sprzedawca nie „wysyła” jej kontrahentowi, tylko przesyła do systemu, a nabywca pobiera ją z tego samego systemu.

Obowiązek wynika z ustawy z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o VAT (Dz.U. 2023 poz. 1598), w brzmieniu ostatecznie ustalonym ustawą z 5 sierpnia 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1203). Obejmuje faktury między firmami. Według serwisu ksef.podatki.gov.pl z obowiązku wyłączone są m.in. faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności (można je wystawiać w KSeF dobrowolnie), podmioty bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce oraz faktury w procedurach OSS i IOSS.

Terminy KSeF: co już obowiązuje, a co wchodzi w 2027 roku

Harmonogram ustalony ustawą z 5 sierpnia 2025 r. ma trzy daty. Dwie już minęły, a okres przejściowy trwa do 31 grudnia 2026 r. Stan na wrzesień 2026 r., według serwisu MF Podstawy prawne i kluczowe terminy:

Limit 10 000 zł dotyczy łącznej wartości sprzedaży udokumentowanej fakturami w danym miesiącu, a nie pojedynczej faktury. Jeśli z niego korzystasz, pilnuj sumy na bieżąco, bo po jego przekroczeniu faktury trzeba już wystawiać w KSeF.

Co zmienia się w codziennej sprzedaży B2B

Data wystawienia i data otrzymania faktury

Datą wystawienia faktury w KSeF jest data wpisana w polu P_1 pliku XML. W zwykłym trybie online jest to dzień, w którym przesyłasz fakturę do systemu. Jeśli prześlesz ją później niż data z P_1, faktura jest traktowana jak wystawiona w trybie offline24 i musi trafić do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Nabywca otrzymuje fakturę w chwili, gdy KSeF nada jej numer, niezależnie od tego, czy ją pobrał. Od tej daty liczy się też jego prawo do odliczenia VAT.

Praktyczny skutek: faktura, która powstaje „kiedyś potem” w innym programie niż zamówienie, łatwo wypada poza te ramy. Im bliżej zamówienia powstaje dokument, tym mniej dat trzeba pilnować ręcznie.

Faktura trafia do klienta przez system, nie przez skrzynkę

Kontrahent ma fakturę w KSeF niezależnie od tego, czy wyślesz mu cokolwiek mailem. PDF nadal możesz przekazać, ale jest on tylko wizualizacją. Dokumentem, który księguje klient, jest plik w KSeF. To samo dotyczy korekt: faktura korygująca do faktury z KSeF też jest fakturą ustrukturyzowaną.

Błędny NIP to faktura na cudzym koncie

KSeF udostępnia fakturę nabywcy wskazanemu numerem NIP. Pomyłka w jednej cyfrze oznacza, że dokument trafia do obcej firmy, a Twój klient go nie widzi. Dane kontrahenta przepisywane ręcznie z maila albo z telefonu są więc teraz większym ryzykiem niż przy fakturach PDF, bo błąd wychodzi poza Twoją firmę.

Numer KSeF w płatnościach

Od 1 stycznia 2027 r. płacąc przelewem za fakturę z KSeF, firma podaje w tytule jej numer KSeF, a przy płatności za kilka faktur identyfikator zbiorczy nadany przez system. Ustawodawca odroczył ten obowiązek, żeby banki i programy zdążyły się dostosować. Dla sprzedawcy wniosek jest prosty: numer KSeF musi dać się szybko znaleźć przy zamówieniu, bo to po nim będziesz łączyć wpłaty z fakturami.

Dlaczego rozjechany obieg dokumentów boli przy KSeF bardziej

Przed KSeF faktura była plikiem, który można było poprawić przed wysłaniem, a pomyłkę w dacie czy danych nabywcy wyjaśniało się mailem. Teraz każda faktura dostaje numer w urzędowym systemie w chwili przesłania. Jeśli zamówienie leży w sklepie, faktura w programie księgowym, a płatność na wyciągu, każdy z tych trzech kanałów ma własne dane i własne terminy.

Najwięcej problemów przy KSeF nie bierze się z samego systemu, tylko z rozjechanego obiegu: zamówienie w jednym miejscu, faktura w drugim, płatność w trzecim. Kto ma to spięte, ten obowiązek odczuwa jako formalność.

Spięcie tych kanałów oznacza jedno źródło danych kontrahenta, pozycje faktury przepisane z zamówienia przez system, a nie przez człowieka, i numer KSeF zapisany przy tym samym zamówieniu, do którego przyjdzie przelew.

Jak przygotować sprzedaż B2B przed 2027 rokiem

1. Sprawdź, czy korzystasz z ulg okresu przejściowego. Jeśli część faktur nadal wystawiasz poza KSeF w ramach limitu 10 000 zł miesięcznie, od stycznia 2027 r. ta możliwość znika.
2. Wystawiaj wszystkie faktury B2B przez program z obsługą KSeF. Program musi mieć uprawnienie do wystawiania faktur w KSeF w imieniu Twojej firmy; sposób nadania uprawnienia opisuje jego dostawca.
3. Usuń ręczne przepisywanie danych nabywcy. NIP i dane firmy powinny pochodzić z rejestru, a nie z maila.
4. Połącz zamówienie z fakturą. Pozycje, ceny netto i stawki VAT mają trafiać do dokumentu z zamówienia, bez kopiowania.
5. Przygotuj się na numer KSeF w przelewach. Ustal, gdzie Twój zespół widzi numer KSeF faktury i jak łączy go z wpłatą.
6. Ustal zasady dla osób prywatnych i klientów z zagranicy. Te faktury rządzą się innymi regułami, więc decyzję, czy wysyłać je do KSeF, podejmij z księgowością.

Jak vendispace spina zamówienie z KSeF

vendispace nie jest programem księgowym i nie łączy się z KSeF bezpośrednio. Spina zamówienie z programem, w którym już fakturujesz: inFaktem albo Fakturownią. Firma ma jedno aktywne połączenie księgowe, a integrację podpinamy po przekazaniu dostępów.

• Pozycje z zamówienia. Faktura powstaje z tych samych pozycji co zamówienie: produkty z ceną netto i stawką VAT, usługi dodatkowe, dostawa, a rabat z kodu rozbity na stawki VAT.
• Moment wystawienia. Wybierasz status zamówienia, przy którym faktura wystawia się sama, albo wystawiasz ją przyciskiem na ekranie zamówienia.
• KSeF przez program księgowy. Po włączeniu opcji KSeF w ustawieniach integracji program księgowy przesyła fakturę do systemu, a status i numer KSeF wracają do zamówienia. Zadanie w tle co 10 minut dokańcza faktury w trakcie tworzenia i dociąga statusy z KSeF.
• Dane kontrahenta z GUS. Dla polskiej firmy nazwa i adres pochodzą z rejestru GUS po NIP-ie, więc nikt nie przepisuje ich ręcznie.
• PDF przy zamówieniu. PDF faktury zapisuje się przy zamówieniu, a klient pobiera go sam w sklepie.

Na tym samym zamówieniu działa płatność online albo płatność z odroczonym terminem. Faktura, płatność i przesyłka opisują więc jedną transakcję. Szerzej opisaliśmy to w tekście o integracjach w B2B: faktury, płatności i wysyłka.

Podsumowanie

• Od 1 kwietnia 2026 r. KSeF obowiązuje praktycznie każdego podatnika VAT w sprzedaży B2B, a odbiór faktur przez system obowiązuje od 1 lutego.
• Okres przejściowy kończy się 31 grudnia 2026 r. Od 2027 r. wchodzą kary, znika limit 10 000 zł na faktury poza systemem, a przelew za fakturę wymaga numeru KSeF.
• Data wystawienia to pole P_1, a data otrzymania to chwila nadania numeru KSeF. Spóźnione przesłanie oznacza tryb offline24 i termin do następnego dnia roboczego.
• Najwięcej ryzyka niesie ręczne przepisywanie: NIP, pozycje, daty. Obieg, w którym faktura powstaje z zamówienia, usuwa większość z tych błędów.

Najczęstsze pytania

Czy muszę wystawiać w KSeF faktury dla osób prywatnych?

Nie. Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności są wyłączone z obowiązku i można je wystawiać w KSeF dobrowolnie. Konsument dostaje fakturę w sposób z nim uzgodniony, np. jako PDF. Jeśli w jednym sklepie sprzedajesz firmom i osobom prywatnym, ustal z księgowością, które faktury idą do systemu.

Czy mogę nadal wysyłać klientom PDF faktury?

Tak, ale tylko jako kopię informacyjną. Dla nabywcy będącego polską firmą fakturą jest dokument w KSeF, a za datę jej otrzymania uznaje się chwilę nadania numeru przez system. Wiele działów księgowości i tak prosi o PDF, bo łatwiej go obejrzeć niż plik XML.

Co grozi za wystawienie faktury poza KSeF?

Do 31 grudnia 2026 r. nic, bo przepisy o karach (art. 106ni ustawy o VAT) stosuje się od 1 stycznia 2027 r. Później za fakturę wystawioną poza systemem, gdy obowiązek jej dotyczy, grozi kara pieniężna liczona od kwoty VAT wykazanej na fakturze. Okres przejściowy to dobry czas, żeby wyłapać wszystkie faktury, które wciąż powstają „obok”.

Jak skorygować fakturę wystawioną w KSeF?

Fakturą korygującą, również wystawioną w KSeF. Nie da się poprawić ani usunąć faktury, która dostała numer w systemie. W vendispace korektę wystawiasz w programie księgowym. Ceny i ilości w zamówieniu poprawisz w vendispace, dopóki klient go nie opłacił, ale rób to przed wystawieniem faktury, bo zmiana zamówienia nie koryguje dokumentu, który już jest w KSeF.

Co z klientem z zagranicy?

Obowiązek dotyczy sprzedawcy, więc polska firma zobowiązana do KSeF wystawia w nim także faktury dla kontrahentów zagranicznych. Taki nabywca zwykle nie korzysta z KSeF, dlatego fakturę przekazujesz mu w uzgodniony sposób, najczęściej jako wizualizację PDF. Szczegóły, zwłaszcza stawkę VAT i odwrotne obciążenie, ustal z księgowością.

Czy vendispace wysyła faktury do KSeF?

Nie bezpośrednio, tylko przez podpięty program księgowy. Po włączeniu opcji KSeF inFakt albo Fakturownia przesyła fakturę do systemu, a numer KSeF pojawia się przy zamówieniu w panelu. Uprawnienia do KSeF i wysyłkę faktur kosztowych nadal obsługuje Twój program księgowy.

Faktura to ostatni krok zamówienia, więc liczy się też to, co dzieje się przed nią: ceny netto, z których powstają pozycje faktury, i cennik indywidualny dla każdego klienta. Co obejmuje każdy plan, sprawdzisz w cenniku. Załóż darmowe konto i przetestuj cały obieg, od zamówienia do numeru KSeF, na jednym kliencie.