Integracje w B2B: faktury, płatności i wysyłka na jednym zamówieniu

Integracja w B2B oznacza, że faktura, płatność i przesyłka powstają z danych jednego zamówienia, a nie z danych przepisanych ręcznie do trzech osobnych programów. Większość firm ma już księgową, kuriera i bramkę płatniczą, więc nie brakuje im narzędzi, tylko połączenia między nimi. Poniżej opisujemy, co dokładnie przepływa między sklepem a inFaktem, Fakturownią, bramkami płatności i kurierami, gdzie te połączenia się kończą i od której warto zacząć.

Ile kosztuje obsługa zamówienia w czterech oknach

Bez integracji jedno zamówienie przechodzi przez ręce człowieka kilka razy. Handlowiec przepisuje NIP i pozycje do programu księgowego, ktoś sprawdza na wyciągu, czy przelew doszedł, a magazyn kopiuje adres do panelu kuriera. Każde z tych przepisań to kilka minut i okazja do pomyłki: literówka w NIP-ie daje błędną fakturę, zła kwota wymaga korekty, a zamieniony kod pocztowy wraca paczką do nadawcy.

Koszt rośnie liniowo z liczbą zamówień, a pomyłki wychodzą z opóźnieniem, zwykle przy reklamacji albo przy uzgadnianiu sald. Przy kilku zamówieniach dziennie to jeszcze uciążliwość. Przy kilkudziesięciu to etat, który nie sprzedaje.

Integracja to połączenie przez API, w którym jeden system sam przekazuje dane drugiemu, bez udziału człowieka. W sprzedaży B2B tym „pierwszym” systemem powinno być zamówienie, bo to w nim klient raz podaje wszystko, czego potrzebują pozostałe: dane firmy, pozycje, kwoty netto, adres dostawy i formę płatności.

Nie zastępować, tylko spinać

Dobre podejście do integracji nie polega na zastępowaniu Twoich narzędzi kolejnym programem „wszystko w jednym”. Polega na spięciu tego, czego już używasz. Zostajesz przy swoim programie księgowym i swoim kurierze, bo tam masz historię, umowy i ustawienia, które działają. Zmienia się tylko to, że przestają być osobnymi wyspami.

Ma to też wymiar praktyczny: księgowa dalej pracuje w programie, który zna, a umowa z kurierem i jego stawki zostają Twoje. Sklep tylko wysyła do nich dane w chwili, gdy zamówienie jest gotowe.

Cztery integracje na jednym zamówieniu

Faktury: inFakt i Fakturownia

Faktura tworzy się z danych zamówienia przez Twoje konto w inFakcie albo Fakturowni. Możesz ustawić, przy jakim statusie zamówienia ma powstać automatycznie (na przykład po opłaceniu albo po wysyłce), albo wystawiać ją przyciskiem z ekranu zamówienia. Na fakturę trafiają te same pozycje co w zamówieniu, razem z usługami dodatkowymi i kosztem dostawy, w cenach netto i z właściwymi stawkami VAT.

Kontrahent jest wyszukiwany po NIP-ie w programie księgowym, a gdy go tam nie ma, zakładany z danych klienta pobranych wcześniej z GUS. Klient bez NIP-u nie dostaje nowego kontrahenta przy każdym zamówieniu, bo system używa tego z jego poprzedniego zamówienia. PDF faktury zapisuje się przy zamówieniu i klient pobiera go sam ze sklepu. Jeśli masz włączoną wysyłkę do KSeF, faktura trafia tam przez program księgowy, a numer KSeF widzisz przy zamówieniu w panelu. Co zmienia obowiązkowy KSeF, opisaliśmy w tekście KSeF 2026 w sprzedaży B2B.

Płatności: bramka online i termin płatności

Klient może zapłacić od razu przez Przelewy24, PayU, TPay albo PayNow. Możesz mieć kilka bramek aktywnych naraz, a każda pojawia się w sklepie jako osobna forma płatności. Potwierdzenie przychodzi od bramki automatycznie i oznacza zamówienie jako opłacone, więc nikt nie musi sprawdzać wyciągu. Jeśli faktura ma powstawać po opłaceniu, wystawia się w tym samym momencie i od razu jako zapłacona.

Drugą formą jest przelew z terminem. Termin ustawiasz domyślnie dla całej firmy (bez ustawienia jest to 14 dni), osobno dla grupy klientów i osobno dla pojedynczego klienta, w zakresie od 1 do 365 dni. Wygrywa ustawienie najbardziej szczegółowe. Jak sprzedawać z terminem i nie finansować przy tym klientów z własnej gotówki, opisaliśmy w tekście o płatnościach odroczonych bez utraty płynności.

Wysyłka: InPost i Apaczka

Przesyłka tworzy się w panelu z adresu zamówienia, bez przepisywania go do panelu kuriera. InPost obsługuje Paczkomaty i kuriera; przy Paczkomacie klient sam wybiera punkt na mapie w trakcie składania zamówienia. Apaczka jest pośrednikiem, który przez jedno konto daje dostęp do wielu przewoźników: DPD, DHL, UPS, InPost, Poczty Polskiej i przesyłek paletowych, co w hurcie ma znaczenie.

Z ekranu zamówienia generujesz etykietę i zamawiasz odbiór, a statusy przesyłek odświeżają się same co 10 minut. Zmiana statusu, na przykład doręczenie, pojawia się jako powiadomienie w panelu. Link do śledzenia, który podasz przy zmianie statusu na „wysłane”, klient dostaje w mailu i widzi przy zamówieniu w sklepie.

E-mail: IMAP, Google i Microsoft

Podłączasz skrzynki zespołu (dowolny serwer IMAP, Gmail i Google Workspace albo Microsoft 365), a korespondencja z klientem od wszystkich handlowców zbiera się na jego karcie w CRM. System pobiera nowe wiadomości co 5 minut; przy pierwszym podłączeniu sięga 14 dni wstecz. Nowy handlowiec widzi pełny kontekst rozmów, a maile nie giną w prywatnych skrzynkach.

Integracja nie jest po to, żeby mieć „więcej funkcji”. Jest po to, żeby dane wpisane raz — przy zamówieniu — nie musiały być wpisywane drugi i trzeci raz gdzie indziej.

Jedno zamówienie przed integracją i po niej

Różnicę najlepiej widać, gdy przejdzie się jedno zamówienie krok po kroku.

Najwięcej zyskuje się nie na pojedynczym kroku, tylko na tym, że wszystkie opisują ten sam dokument. Faktura ma dokładnie te pozycje, za które klient zapłacił, a przesyłka jedzie pod adres, który klient sam wybrał.

Czego integracje nie robią

• Nie zastępują programu księgowego. Faktura powstaje w inFakcie albo Fakturowni i tam zostaje, razem z ewidencją i korektami. W danej chwili aktywny może być jeden dostawca księgowy; włączenie drugiego wyłącza pierwszego.
• Nie obsługują przesyłek za pobraniem. W Apaczce pobranie zostało świadomie pominięte, bo w sprzedaży B2B rozliczenie idzie przez fakturę i przelew albo bramkę.
• Nie wysyłają maili z Twojej skrzynki. Podłączenie poczty działa wyłącznie w trybie odczytu: system niczego nie wysyła z podłączonej skrzynki i nie zmienia jej zawartości.
• Nie zdejmują opłat u dostawców. Kurier, bramka płatnicza i program księgowy dalej rozliczają się z Tobą na podstawie własnych umów.

Od czego zacząć

Nie musisz podpinać wszystkiego naraz. Rozsądna kolejność wynika z tego, gdzie ręczna praca jest najdroższa:

1. Faktury. To zwykle największa ręczna praca i jedyna z konsekwencjami podatkowymi. Po podłączeniu inFaktu albo Fakturowni zacznij od wystawiania przyciskiem, a automat przy statusie włącz, gdy sprawdzisz kilka faktur.
2. Płatności. Bramka online zdejmuje sprawdzanie wyciągów, a ustawiony termin płatności porządkuje klientów kupujących na przelew.
3. Wysyłka. Opłaca się od kilku paczek dziennie; przy przesyłkach paletowych od pierwszej, bo Apaczka daje je obok paczek w jednym panelu.
4. Poczta. Najbardziej przydaje się wtedy, gdy klienta obsługuje więcej niż jedna osoba.

Integracje z księgowością, bramkami i kurierami konfigurujesz sam w ustawieniach firmy, w zakładce Integracje, gdzie każde połączenie ma przycisk testu poświadczeń; skrzynki pocztowe podłączasz w ustawieniach poczty albo w swoim profilu. Możesz też zlecić to przy wdrożeniu, przekazując dostępy do kont.

Podsumowanie

• Integracja w B2B polega na tym, że faktura, płatność i przesyłka powstają z danych zamówienia, a nie z ręcznego przepisywania.
• Zostajesz przy swoim inFakcie albo Fakturowni, swojej bramce i swoim kurierze; zmienia się tylko przepływ danych między nimi.
• Najwięcej daje połączenie wszystkich kroków, bo wtedy faktura, zapłata i paczka opisują to samo zamówienie.
• Zacznij od faktur, potem dołóż płatności i wysyłkę; każdą integrację da się włączyć osobno.

Najczęstsze pytania

Czy muszę zmieniać program księgowy?

Nie, jeśli korzystasz z inFaktu albo Fakturowni, bo to z nimi działa dziś integracja księgowa. Przy innym programie zamówienia i płatności nadal działają w sklepie, ale fakturę wystawiasz poza nim. W obu przypadkach ewidencja zostaje tam, gdzie prowadzi ją księgowa.

Co się stanie, gdy faktura nie wystawi się automatycznie?

Zamówienie dostaje status błędu faktury, a na jego ekranie pojawia się przycisk ponowienia. Faktury, które utknęły w trakcie tworzenia, system dokańcza sam w cyklu co 10 minut, razem ze sprawdzaniem statusu w KSeF. Nic nie ginie po cichu, bo stan faktury widać przy każdym zamówieniu.

Czy mogę mieć kilka bramek płatności jednocześnie?

Tak. Każda aktywna bramka pojawia się w sklepie jako osobna forma płatności i możesz nadać jej własną nazwę. Przydaje się to, gdy część klientów przyzwyczaiła się do konkretnego operatora albo gdy chcesz porównać prowizje na realnym ruchu.

Czy klient widzi fakturę bez pisania do handlowca?

Tak. Po wystawieniu faktury klient widzi przy zamówieniu w sklepie jej numer i datę, a PDF pobiera jednym kliknięciem. To odpowiada na najczęstszy mail od działu księgowości klienta, zanim ktokolwiek go napisze.

Czy integracje są dodatkowo płatne?

W vendispace nie ma za nie osobnej opłaty: wszystkie funkcje są w każdym planie, także w darmowym FreeSpace, a plany różnią się limitem zamówień, liczbą użytkowników i wsparciem. Płacisz natomiast dostawcom usług według własnych umów, czyli kurierowi, operatorowi bramki i za abonament programu księgowego.

Czy do CRM trafia cała poczta handlowca, także prywatna?

Nie. Aktywność na karcie powstaje tylko z wiadomości, której adres pasuje do leada albo klienta, dokładnie albo po domenie firmy. Pozostałe maile nie trafiają na żadną kartę, a przy wiadomości przychodzącej od klienta jego opiekun dostaje powiadomienie w panelu.

Jeśli dopiero porządkujesz obieg dokumentów, zacznij od tekstu o przygotowaniu sprzedaży B2B do KSeF, a o tym, dlaczego faktura, płatność i wysyłka na jednym zamówieniu są też warunkiem opłacalności narzędzi branżowych, piszemy w tekście o dedykowanych narzędziach w B2B. Co jest w każdym planie, sprawdzisz w cenniku. Załóż darmowe konto i podłącz swoje pierwsze narzędzie.