Матеріали для B2B-клієнтів: прайси та картки товару без пошти

Прайси, картки товару й сертифікати не мусять ходити поштою: достатньо, щоб вони лежали в репозиторії файлів у B2B-магазині, а клієнт завантажував їх сам після входу. Для кожного каталогу задано видимість: для всіх клієнтів або для обраних груп. Мережевий прайс отримує лише мережа, а картку товару — кожен. Менеджер перестає бути курʼєром вкладень, а клієнт завжди бачить ту версію, яку ви опублікували як актуальну.

Чому пошта та WeTransfer не масштабуються

Картка товару в PDF, актуальний прайс, сертифікат походження, фотографії в роздільній здатності для друку листівки. Рано чи пізно кожен контрагент просить щось із цього. І зазвичай усе закінчується однаково: менеджер шукає файл на диску, надсилає поштою, а за два тижні клієнт питає знову, бо вкладення загубилося в скриньці. Або гірше: отримав версію піврічної давності.

Надсилання файлів поштою виглядає найпростішим рішенням, поки клієнтів кілька. Далі зʼявляються витрати, яких ніхто не рахує:

• Невідомо, у кого яка версія. Ви змінюєте прайс у квітні, а частина клієнтів досі замовляє за січневим файлом.
• Менеджер стає вузьким місцем. Запит на картку товару потрапляє до людини, а не до системи, і чекає до понеділка.
• Посилання закінчуються. WeTransfer через тиждень видаляє архів, а клієнт повертається до нього за місяць.
• Матеріали витікають не туди. Прайс, підготовлений для однієї мережі, потрапляє до того, хто не мав його бачити, бо вкладення пересилається одним кліком.

Репозиторій файлів: одне місце, куди клієнт заходить сам

Репозиторій файлів — це дерево каталогів у панелі компанії, з якого клієнти після входу завантажують надані їм матеріали. Клієнт отримує не вкладення, а доступ: матеріали він відкриває посиланням «Матеріали» в шапці магазину, де й так оформлює замовлення. Коли прайс змінюється, ви завантажуєте новий файл, а старий видаляєте або знімаєте з публікації. Відтоді клієнти бачать лише актуальну версію.

Структура каталогів ваша: «Прайси 2026», «Картки товару», «Сертифікати», «Матеріали для реклами», а всередині — підкаталоги за товарними лініями. Каталоги вкладаєте так глибоко, як потрібно, і переносите файли між ними, коли змінюється асортимент.

З боку клієнта репозиторій працює як простий провідник. Клієнт переходить шляхом каталогів, шукає матеріал за назвою, переглядає зображення й PDF без завантаження, а весь каталог може отримати одним ZIP-файлом. Матеріали доступні лише після входу, тож вони пасують до моделі B2B-магазину за запрошеннями, де ніхто ззовні не бачить ні пропозиції, ні документів.

Хто що бачить: видимість задається на каталозі

Сенс репозиторію в B2B не в тому, що файли зібрані в одному місці, а в тому, що різні клієнти бачать різне. Маркетингові матеріали можуть бути для всіх, а мережевий прайс чи умови для дистрибутора — вже ні.

Тому видимість налаштовується на каталозі, а не на кожному файлі окремо, і має два рівні:

• Публікація. Поки каталог у роботі, його бачить лише панель компанії. Зручно, коли матеріали ще готуються.
• Область. Усі клієнти компанії або обрані групи клієнтів — ті самі групи, на яких ви налаштовуєте знижку й термін оплати.

Окремий файл має ще й власний перемикач публікації, тож новий прайс можна завантажити в каталог, який клієнти вже бачать, і відкрити його лише в день, коли він починає діяти.

Над усім цим стоїть одне правило: каталог видимий лише тоді, коли видимі всі батьківські каталоги. Приховування батьківського каталогу ховає всю гілку. Завдяки цьому сам шлях до файлу ніколи не викаже, що існує щось, до чого цей клієнт не має доступу. Спроба відкрити адресу прихованого матеріалу закінчується повідомленням «не знайдено», а не «немає доступу», щоб не підтверджувати навіть його існування.

Як це працює на прикладі дерева:

Матеріал для всіх і матеріал для однієї мережі — це два різні комерційні рішення. Система має розрізняти їх так само чітко, як розрізняє прайси.

Фотографії та вкладення товарів без подвійної роботи

Окрема пастка — матеріали, які вже є в системі: фотографії товарів і PDF-и, завантажені в картки. Копіювання їх у репозиторій означало б дві версії одного файлу та питання, яка з них актуальна.

Тому репозиторій показує їх без копіювання. У дереві є системний каталог «Товари», а в ньому підкаталог для кожного товару, який має хоча б одне фото чи вкладення. Додали фото до товару — воно одразу зʼявляється в матеріалах. Видалили товар — підкаталог зникає сам. Немає синхронізації, про яку треба памʼятати.

Цей каталог працює лише на читання: файли товарів додають і видаляють там, де завжди, — у картці товару. Натомість ви керуєте тим, чи клієнти мають бачити матеріали товарів і хто саме, тими самими налаштуваннями, що й для будь-якого іншого каталогу.

Одна межа, про яку варто знати: фотографії та вкладення товарів публічні за своєю природою, бо магазин показує їх на сторінках товарів. Приховування каталогу «Товари» прибирає їх із дерева матеріалів, але не скасовує прямих адрес цих файлів. Документ, який має побачити лише одна група, завантажуйте у звичайний каталог репозиторію. Файли, завантажені в репозиторій, не мають публічних адрес, і система видає їх лише після входу.

Як це впорядкувати на практиці

Послідовність, яка економить пізніші прибирання:

1. Почніть із того, що для всіх. Загальний каталог (картки товару, сертифікати, логотипи), відкритий усім клієнтам, закриває більшість запитів, які сьогодні йдуть до менеджерів.
2. Лише потім робіть каталоги за групами. Прайси й умови виносьте в окремі каталоги, привʼязані до груп клієнтів, а не навпаки.
3. Називайте файли для клієнта, а не для себе. «Оптовий прайс 2026 Q3» краще за «prajs_v4_final_popr.pdf». Відображувана назва окрема від назви файлу, тож на диску нічого міняти не треба.
4. Стежте за завантаженнями. Біля файлу видно кількість завантажень, а в історії — хто і коли завантажив, з поділом на завантаження з панелі компанії та з магазину. Каталог, який ніхто не відкриває пів року, зазвичай непотрібний або погано названий.

Місце на диску і що до нього входить

Маркетингові матеріали можуть важити більше, ніж усі замовлення за рік. Фотографії в друкарській роздільній здатності та PDF-каталоги швидко накопичуються. У vendispace ліміт місця залежить від плану: FreeSpace має 1 ГБ, FullSpace — 10 ГБ, ProfiSpace — без ліміту (деталі на сторінці цін). До ліміту входять файли репозиторію та фотографії й вкладення товарів; смуга використання показує поділ між ними. Не входять, зокрема, логотип компанії, зображення в розсилках і вкладення до замовлень чи рекламацій.

Коли ліміт вичерпано, система блокує нові завантаження, зокрема фото до карток товарів. Видалення файлів працює завжди, тож місце можна звільнити без зміни плану. Максимальний розмір одного файлу панель показує під полем завантаження і перевіряє ще до надсилання.

Практичне правило: у репозиторій кладіть матеріали, готові до надсилання клієнту, а не робочий архів. Вихідні файли з графіки тримайте там, де завжди. Клієнт їх усе одно не відкриє, а місця вони займають найбільше.

Що змінюється після впровадження

Ефект непомітний, але відчутний за кілька тижнів: запити «надішліть, будь ласка, прайс» просто перестають надходити. Клієнт знає, куди зазирнути, і впевнений, що файл актуальний. Якщо хтось усе ж запитає, менеджер відсилає його до конкретного каталогу замість шукати вкладення, а ви перестаєте гадати, у кого яка версія.

Підсумок

• Матеріали для B2B-клієнтів краще надавати як доступ у магазині, а не як вкладення: клієнт завантажує їх сам, а застарілі версії ви прибираєте в одному місці.
• Видимість задається на каталозі (публікація плюс область: усі або обрані групи клієнтів), а прихований батьківський каталог ховає всю гілку.
• Фотографії та вкладення товарів зʼявляються в репозиторії автоматично, без копіювання, але не є механізмом конфіденційності.
• До ліміту місця за планом входять і файли репозиторію, і файли товарів, тож завантажуйте лише те, що клієнт справді має отримати.

Найчастіші запитання

Чи потрібен клієнту обліковий запис, щоб завантажити матеріали?

Так. Матеріали доступні в магазині лише після входу, а система показує кожному клієнтові тільки ті каталоги, до яких він має право. Клієнт без облікового запису спершу отримує запрошення до магазину, а з першого входу вже має розділ із матеріалами.

Чи можна надати файл лише одному клієнтові?

Область задається на групи клієнтів, а не на окремі облікові записи. Щоб надати каталог одному клієнтові, створіть для нього окрему групу. Памʼятайте лише, що клієнт належить до однієї групи, а група несе також типову знижку й термін оплати, тож перевірте ці налаштування під час перенесення.

Що стається зі старим прайсом, коли я завантажую новий?

Нічого, доки ви самі його не зачепите: репозиторій не перезаписує файли й не веде історії версій. Новий прайс ви завантажуєте поруч, а старий видаляєте або вимикаєте йому публікацію. Перевага вимкнення в тому, що файл лишається у вас як архів, а клієнти його вже не бачать.

Чи видно, хто завантажив конкретний файл?

Так. Біля кожного файлу є лічильник завантажень та історія з іменем людини й датою. Історія показує також компанію клієнта і відрізняє завантаження з магазину від завантажень у панелі компанії, тож власні тести легко відділити від реального використання.

Чи може клієнт завантажити весь каталог одразу?

Так, як ZIP-архів до 500 файлів і 500 МБ в одному пакеті. До архіву потрапляють лише опубліковані файли, тож робочі версії цим шляхом не вийдуть. У системному каталозі «Товари» ZIP завантажується окремо для кожного товару, а не для всієї гілки.

Що буде, коли в плані закінчиться місце?

Ви не зможете завантажувати нові файли ні в репозиторій, ні в картки товарів, але все, що вже є в системі, клієнти далі завантажують як завжди. Місце можна повернути, видаливши непотрібні файли, або підвищити ліміт, перейшовши на вищий план.

Репозиторій найкраще працює разом із групами клієнтів, тож перш ніж упорядковувати каталоги, подивіться, як налаштувати індивідуальний прайс для B2B-клієнта: це та сама логіка, де домовленості живуть у системі, а клієнт обслуговує себе сам. Якщо ви лише формуєте базу покупців, почніть із тексту про те, як запросити перших клієнтів до B2B-магазину. Репозиторій файлів доступний у кожному плані, зокрема безкоштовному: створіть безкоштовний обліковий запис і покладіть перший прайс туди, де клієнт його знайде.