KSeF 2026: що змінюється у продажах B2B і як підготуватися

KSeF, тобто Національна система електронних рахунків Польщі (Krajowy System e-Faktur), уже обов’язкова: найбільші компанії виставляють у ній рахунки з 1 лютого 2026 р., решта платників VAT — з 1 квітня 2026 р., а отримувати рахунки через KSeF кожна фірма мусить з 1 лютого. У продажах B2B це означає, що рахунком є XML-файл, прийнятий системою Міністерства фінансів, а не PDF, надісланий поштою. Попереду ще одна дата: 1 січня 2027 р. завершується перехідний період, починають діяти штрафи й номер KSeF у банківських переказах. У цьому тексті зібрано, що вже змінилося в щоденних продажах і що варто впорядкувати до кінця року.

Що таке KSeF і на кого поширюється обов’язок

KSeF — це центральна платформа Міністерства фінансів Польщі, через яку компанії виставляють і отримують структуровані рахунки. Структурований рахунок — це рахунок у форматі XML за зразком, опублікованим МФ, виставлення якого підтверджує присвоєння номера KSeF. Продавець не «надсилає» його контрагенту, а завантажує в систему, і покупець отримує його з тієї самої системи.

Обов’язок випливає із закону від 16 червня 2023 р. про зміну закону про VAT (Dz.U. 2023 poz. 1598) у редакції, остаточно встановленій законом від 5 серпня 2025 р. (Dz.U. 2025 poz. 1203). Він стосується рахунків між компаніями. За даними сайту ksef.podatki.gov.pl, з обов’язку виключено, зокрема, рахунки для фізичних осіб, які не ведуть діяльності (їх можна виставляти в KSeF добровільно), суб’єкти без седиби та постійного місця діяльності в Польщі, а також рахунки в процедурах OSS та IOSS.

Терміни KSeF: що вже діє, а що набуде чинності у 2027 році

Графік, встановлений законом від 5 серпня 2025 р., має три дати. Дві вже минули, а перехідний період триває до 31 грудня 2026 р. Стан на вересень 2026 р. за сторінкою МФ «Правові підстави та ключові терміни»:

Ліміт 10 000 злотих стосується загальної вартості продажу, задокументованого рахунками за місяць, а не окремого рахунка. Якщо ви ним користуєтеся, стежте за сумою постійно, бо після його перевищення рахунки вже треба виставляти в KSeF.

Що змінюється в щоденних продажах B2B

Дата виставлення і дата отримання рахунка

Датою виставлення рахунка в KSeF є дата, вказана в полі P_1 XML-файлу. У звичайному режимі онлайн це день, коли ви завантажуєте рахунок у систему. Якщо ви завантажите його пізніше за дату з P_1, рахунок вважається виставленим у режимі offline24 і має потрапити в KSeF не пізніше наступного робочого дня. Покупець отримує рахунок у момент, коли KSeF присвоює йому номер, незалежно від того, чи він його завантажив. Від цієї дати рахується і його право на відрахування VAT.

Практичний наслідок: рахунок, який з’являється «колись потім» в іншій програмі, ніж замовлення, легко виходить за ці рамки. Що ближче до замовлення створюється документ, то менше дат доводиться відстежувати вручну.

Рахунок надходить клієнту через систему, а не через пошту

Контрагент має рахунок у KSeF незалежно від того, чи надішлете ви йому щось електронною поштою. PDF і далі можна передати, але це лише візуалізація. Документ, який проводить клієнт, — це файл у KSeF. Те саме стосується коригувань: коригувальний рахунок до рахунка з KSeF теж є структурованим рахунком.

Помилковий NIP — рахунок на чужому акаунті

KSeF надає рахунок покупцеві, визначеному податковим номером NIP. Помилка в одній цифрі означає, що документ потрапляє до іншої компанії, а ваш клієнт його не бачить. Дані контрагента, переписані вручну з листа чи з телефонної розмови, тепер несуть більший ризик, ніж із рахунками PDF, бо помилка виходить за межі вашої компанії.

Номер KSeF у платежах

З 1 січня 2027 р. компанія, яка оплачує рахунок із KSeF банківським переказом, вказує в призначенні платежу його номер KSeF, а при оплаті кількох рахунків — збірний ідентифікатор, присвоєний системою. Законодавець відклав цей обов’язок, щоб банки й програми встигли підготуватися. Для продавця висновок простий: номер KSeF має легко знаходитися при замовленні, бо саме за ним ви зіставлятимете оплати з рахунками.

Чому розрізнений документообіг у KSeF болить сильніше

До KSeF рахунок був файлом, який можна було виправити перед надсиланням, а помилку в даті чи даних покупця з’ясовували листом. Тепер кожен рахунок отримує номер в урядовій системі в момент завантаження. Якщо замовлення лежить у магазині, рахунок — у бухгалтерській програмі, а оплата — у банківській виписці, кожен із цих трьох каналів має власні дані й власні дати.

Найбільше проблем із KSeF виникає не через саму систему, а через розрізнений документообіг: замовлення в одному місці, рахунок в іншому, оплата в третьому. Хто має це поєднаним, той сприймає обов’язок як формальність.

Поєднати ці канали означає мати одне джерело даних контрагента, позиції рахунка, перенесені із замовлення системою, а не людиною, і номер KSeF, збережений при тому самому замовленні, за яке надійде переказ.

Як підготувати продажі B2B до 2027 року

1. Перевірте, чи користуєтеся пільгами перехідного періоду. Якщо частину рахунків ви досі виставляєте поза KSeF у межах ліміту 10 000 злотих на місяць, із січня 2027 р. ця можливість зникає.
2. Виставляйте всі рахунки B2B через програму з підтримкою KSeF. Програма повинна мати повноваження виставляти рахунки в KSeF від імені вашої компанії; як їх надати, пояснює її постачальник.
3. Відмовтеся від ручного переписування даних покупця. NIP і дані компанії мають надходити з реєстру, а не з листа.
4. Поєднайте замовлення з рахунком. Позиції, ціни нетто та ставки VAT мають потрапляти в документ із замовлення, без копіювання.
5. Підготуйтеся до номера KSeF у переказах. Визначте, де ваша команда бачить номер KSeF рахунка і як зіставляє його з оплатою.
6. Узгодьте правила для приватних осіб та іноземних покупців. Ці рахунки підпорядковуються іншим правилам, тож рішення, чи надсилати їх у KSeF, ухваліть разом із бухгалтерією.

Як vendispace поєднує замовлення з KSeF

vendispace не є бухгалтерською програмою і не підключається до KSeF напряму. Він поєднує замовлення з програмою, у якій ви вже виставляєте рахунки: inFakt або Fakturownia. Компанія має одне активне бухгалтерське підключення, а інтеграцію ми налаштовуємо після передачі доступів.

• Позиції із замовлення. Рахунок створюється з тих самих позицій, що й замовлення: товари з ціною нетто та ставкою VAT, додаткові послуги, доставка, а знижка з коду розбита за ставками VAT.
• Момент виставлення. Ви обираєте статус замовлення, за якого рахунок виставляється автоматично, або виставляєте його кнопкою на екрані замовлення.
• KSeF через бухгалтерську програму. Після ввімкнення опції KSeF у налаштуваннях інтеграції бухгалтерська програма завантажує рахунок у систему, а статус і номер KSeF повертаються до замовлення. Фонове завдання кожні 10 хвилин завершує рахунки, що ще створюються, і підтягує статуси з KSeF.
• Дані контрагента з GUS. Для польської компанії назва й адреса надходять із реєстру GUS за номером NIP, тож ніхто не переписує їх вручну.
• PDF при замовленні. PDF рахунка зберігається при замовленні, і клієнт сам завантажує його в магазині.

На тому самому замовленні працює онлайн-оплата або оплата з відтермінуванням. Рахунок, оплата й відправлення описують одну транзакцію. Докладніше про це — у статті про інтеграції в B2B: рахунки, платежі та доставка.

Підсумок

• З 1 квітня 2026 р. KSeF поширюється практично на кожного платника VAT у продажах B2B, а отримання рахунків через систему обов’язкове з 1 лютого.
• Перехідний період завершується 31 грудня 2026 р. З 2027 р. діють штрафи, зникає ліміт 10 000 злотих для рахунків поза системою, а переказ за рахунок вимагає його номера KSeF.
• Дата виставлення — це поле P_1, а дата отримання — момент присвоєння номера KSeF. Запізніле завантаження означає режим offline24 і строк до наступного робочого дня.
• Найбільше ризику несе ручне переписування: NIP, позиції, дати. Документообіг, у якому рахунок створюється із замовлення, усуває більшість цих помилок.

Найчастіші запитання

Чи потрібно виставляти в KSeF рахунки для приватних осіб?

Ні. Рахунки для фізичних осіб, які не ведуть діяльності, виключені з обов’язку, і їх можна виставляти в KSeF добровільно. Споживач отримує рахунок узгодженим із ним способом, наприклад як PDF. Якщо один магазин обслуговує і компанії, і приватних осіб, узгодьте з бухгалтерією, які рахунки йдуть у систему.

Чи можна й далі надсилати клієнтам PDF рахунка?

Так, але лише як інформаційну копію. Для покупця — польської компанії — рахунком є документ у KSeF, а датою його отримання вважається момент присвоєння номера системою. Багато бухгалтерій однаково просять PDF, бо його легше переглянути, ніж XML-файл.

Що загрожує за виставлення рахунка поза KSeF?

До 31 грудня 2026 р. нічого, бо норми про штрафи (ст. 106ni закону про VAT) застосовуються з 1 січня 2027 р. Пізніше за рахунок, виставлений поза системою, коли на нього поширюється обов’язок, загрожує грошовий штраф, розрахований від суми VAT, зазначеної в рахунку. Перехідний період — добрий час, щоб виявити всі рахунки, які досі створюються «збоку».

Як виправити рахунок, виставлений у KSeF?

Коригувальним рахунком, також виставленим у KSeF. Рахунок, який отримав номер у системі, не можна змінити чи видалити. У vendispace коригування ви виставляєте в бухгалтерській програмі. Ціни й кількості в замовленні можна виправити, доки клієнт його не оплатив, але робіть це до виставлення рахунка, бо зміна замовлення не коригує документ, який уже є в KSeF.

Як бути з клієнтом з-за кордону?

Обов’язок стосується продавця, тож польська компанія, зобов’язана користуватися KSeF, виставляє в ньому і рахунки для іноземних контрагентів. Такий покупець зазвичай не користується KSeF, тому рахунок ви передаєте йому узгодженим способом, найчастіше як візуалізацію PDF. Деталі, особливо ставку VAT і зворотне нарахування, узгодьте з бухгалтерією.

Чи vendispace надсилає рахунки в KSeF?

Не напряму, а через підключену бухгалтерську програму. Після ввімкнення опції KSeF inFakt або Fakturownia завантажує рахунок у систему, а номер KSeF з’являється при замовленні в панелі. Повноваження в KSeF і вхідні рахунки й надалі обслуговує ваша бухгалтерська програма.

Рахунок — останній крок замовлення, тож важливе й те, що відбувається до нього: ціни нетто, з яких формуються позиції рахунка, і індивідуальний прайс для кожного клієнта. Що входить у кожен план, дивіться на сторінці цін. Створіть безкоштовний обліковий запис і протестуйте весь процес, від замовлення до номера KSeF, на одному клієнті.