Інтеграції в B2B: рахунки, платежі та доставка на одному замовленні

Інтеграція в B2B означає, що рахунок, оплата й відправлення створюються з даних одного замовлення, а не з даних, вручну переписаних у три окремі програми. Більшість компаній уже мають бухгалтера, кур’єра та платіжний шлюз, тож їм бракує не інструментів, а зв’язку між ними. Нижче описуємо, що саме передається між магазином та inFakt, Fakturownia, платіжними шлюзами й кур’єрами, де ці зв’язки закінчуються і з якого варто почати.

Скільки коштує обробка замовлення в чотирьох вікнах

Без інтеграції одне замовлення кілька разів проходить через руки людини. Менеджер переписує NIP (польський податковий номер) і позиції в бухгалтерську програму, хтось перевіряє у виписці, чи надійшов переказ, а склад копіює адресу в панель кур’єра. Кожне таке переписування — це кілька хвилин і нагода помилитися: одруківка в NIP дає хибний рахунок, неправильна сума потребує коригування, а переплутаний поштовий індекс повертається посилкою до відправника.

Витрати зростають разом із кількістю замовлень, а помилки виявляються із запізненням, зазвичай під час рекламації або звірки сальдо. За кількох замовлень на день це ще незручність. За кількох десятків — це ціла посада, яка нічого не продає.

Інтеграція — це з’єднання через API, у якому одна система сама передає дані іншій, без участі людини. У продажах B2B такою першою системою має бути замовлення, бо саме в ньому клієнт один раз вказує все, що потрібно решті: дані компанії, позиції, суми нетто, адресу доставки й спосіб оплати.

Не замінювати, а поєднувати

Гарний підхід до інтеграцій полягає не в заміні ваших інструментів черговою програмою «все-в-одному». Він полягає в поєднанні того, чим ви вже користуєтеся. Ви залишаєтеся зі своєю бухгалтерською програмою та своїм кур’єром, бо там ваша історія, договори й налаштування, які працюють. Змінюється лише те, що вони перестають бути окремими островами.

Це має й практичний бік: бухгалтер і далі працює в програмі, яку знає, а договір із кур’єром та його тарифи лишаються вашими. Магазин лише надсилає їм дані в момент, коли замовлення готове.

Чотири інтеграції на одному замовленні

Рахунки: inFakt і Fakturownia

Рахунок створюється з даних замовлення через ваш обліковий запис в inFakt або Fakturownia. Можна задати, на якому статусі замовлення він виставляється автоматично (наприклад, після оплати або після відправлення), або виставляти його кнопкою на екрані замовлення. У рахунок потрапляють ті самі позиції, що й у замовленні, разом із додатковими послугами та вартістю доставки, у цінах нетто й з правильними ставками ПДВ.

Контрагента шукають за NIP у бухгалтерській програмі, а якщо його там немає, створюють із даних клієнта, раніше отриманих із GUS — польського реєстру компаній. Клієнт без NIP не отримує нового контрагента з кожним замовленням, бо система використовує того, що був у його попередньому замовленні. PDF рахунку зберігається біля замовлення, і клієнт сам завантажує його в магазині. Якщо у вас увімкнене надсилання до KSeF, рахунок потрапляє туди через бухгалтерську програму, а номер KSeF ви бачите біля замовлення в панелі. Що змінює обов’язковий KSeF, ми описали в статті KSeF 2026 у продажах B2B.

Платежі: онлайн-шлюз і відтермінування оплати

Клієнт може одразу заплатити через Przelewy24, PayU, TPay або PayNow. Можна мати кілька активних шлюзів одночасно, і кожен з’являється в магазині як окремий спосіб оплати. Підтвердження надходить від шлюзу автоматично й позначає замовлення як оплачене, тож нікому не треба перевіряти виписку. Якщо рахунок має виставлятися після оплати, він виставляється в той самий момент і одразу як оплачений.

Другий варіант — переказ із терміном оплати. Термін задаєте за замовчуванням для всієї компанії (без налаштування це 14 днів), окремо для групи клієнтів і окремо для конкретного клієнта, у межах від 1 до 365 днів. Перемагає найдетальніше налаштування. Як продавати з відтермінуванням і не фінансувати при цьому клієнтів власним коштом, ми описали в статті про відтерміновані платежі без втрати ліквідності.

Доставка: InPost і Apaczka

Відправлення створюється в панелі з адреси замовлення, без переписування її в панель кур’єра. InPost обслуговує поштомати й кур’єрську доставку; для поштомата клієнт сам обирає пункт на мапі під час оформлення замовлення. Apaczka — це посередник, який через один обліковий запис дає доступ до багатьох перевізників: DPD, DHL, UPS, InPost, Poczta Polska і палетних відправлень, що в гуртовій торгівлі має значення.

На екрані замовлення ви генеруєте етикетку й замовляєте забір, а статуси відправлень оновлюються самі кожні 10 хвилин. Зміна статусу, наприклад доставка, з’являється як сповіщення в панелі. Посилання для відстеження, яке ви вкажете при зміні статусу на «відправлено», клієнт отримує в листі й бачить біля замовлення в магазині.

Електронна пошта: IMAP, Google і Microsoft

Ви підключаєте поштові скриньки команди (будь-який сервер IMAP, Gmail і Google Workspace або Microsoft 365), і листування з клієнтом від усіх менеджерів збирається на його картці в CRM. Система забирає нові листи кожні 5 хвилин; під час першого підключення сягає на 14 днів назад. Новий менеджер бачить повний контекст розмов, а листи не губляться в приватних скриньках.

Інтеграція існує не для того, щоб мати «більше функцій». Вона існує для того, щоб дані, введені один раз — під час замовлення — не доводилося вводити вдруге й втретє деінде.

Одне замовлення до інтеграції та після неї

Різницю найлегше побачити, якщо пройти одне замовлення крок за кроком.

Найбільший виграш дає не окремий крок, а те, що всі вони описують один і той самий документ. У рахунку рівно ті позиції, за які клієнт заплатив, а посилка їде на адресу, яку клієнт сам обрав.

Чого інтеграції не роблять

• Не замінюють бухгалтерську програму. Рахунок створюється в inFakt або Fakturownia і там залишається разом з обліком і коригуваннями. Одночасно може бути активним лише один бухгалтерський постачальник; увімкнення другого вимикає першого.
• Не підтримують накладений платіж. В Apaczka його свідомо пропущено, бо в продажах B2B розрахунок іде через рахунок і переказ або шлюз.
• Не надсилають листів із вашої скриньки. Підключення пошти працює лише в режимі читання: система нічого не надсилає з підключеної скриньки й не змінює її вмісту.
• Не скасовують плати постачальникам. Кур’єр, платіжний шлюз і бухгалтерська програма й далі виставляють вам рахунки за власними договорами.

З чого почати

Не обов’язково підключати все одразу. Розумний порядок випливає з того, де ручна робота найдорожча:

1. Рахунки. Зазвичай це найбільша ручна робота й єдина з податковими наслідками. Після підключення inFakt або Fakturownia почніть із виставлення кнопкою, а автоматичне виставлення на статусі вмикайте, коли перевірите кілька рахунків.
2. Платежі. Онлайн-шлюз знімає перевірку виписок, а заданий термін оплати впорядковує клієнтів, які купують на переказ.
3. Доставка. Окуповується від кількох посилок на день; з палетними відправленнями — від першого, бо Apaczka дає їх поруч із посилками в одній панелі.
4. Пошта. Найкорисніша тоді, коли клієнта обслуговує більше ніж одна людина.

Інтеграції з бухгалтерією, шлюзами й кур’єрами ви налаштовуєте самі в налаштуваннях компанії, на вкладці «Інтеграції», де кожне з’єднання має кнопку перевірки облікових даних; поштові скриньки підключаються в налаштуваннях пошти або у вашому профілі. Можна також доручити це під час впровадження, передавши доступи до облікових записів.

Підсумок

• Інтеграція в B2B означає, що рахунок, оплата й відправлення створюються з даних замовлення, а не з ручного переписування.
• Ви залишаєтеся зі своїм inFakt або Fakturownia, своїм шлюзом і своїм кур’єром; змінюється лише потік даних між ними.
• Найбільша користь — у поєднанні всіх кроків, бо тоді рахунок, оплата й посилка описують те саме замовлення.
• Почніть із рахунків, потім додайте платежі й доставку; кожну інтеграцію можна ввімкнути окремо.

Найчастіші запитання

Чи треба міняти бухгалтерську програму?

Ні, якщо ви користуєтеся inFakt або Fakturownia, бо саме з ними сьогодні працює бухгалтерська інтеграція. З іншою програмою замовлення й платежі й далі працюють у магазині, але рахунок ви виставляєте поза ним. В обох випадках облік лишається там, де його веде бухгалтер.

Що буде, якщо рахунок не виставиться автоматично?

Замовлення отримує статус помилки рахунку, а на його екрані з’являється кнопка повтору. Рахунки, які застрягли під час створення, система сама доводить до кінця в циклі кожні 10 хвилин разом із перевіркою статусу в KSeF. Нічого не зникає непомітно, бо стан рахунку видно біля кожного замовлення.

Чи можна мати кілька платіжних шлюзів одночасно?

Так. Кожен активний шлюз з’являється в магазині як окремий спосіб оплати, і йому можна дати власну назву. Це зручно, коли частина клієнтів звикла до конкретного оператора або коли ви хочете порівняти комісії на реальному трафіку.

Чи може клієнт отримати рахунок, не пишучи менеджерові?

Так. Після виставлення рахунку клієнт бачить біля замовлення в магазині його номер і дату, а PDF завантажує одним кліком. Це відповідає на найчастіший лист від бухгалтерії клієнта ще до того, як хтось його напише.

Чи інтеграції оплачуються окремо?

У vendispace окремої плати за них немає: усі функції є в кожному плані, зокрема в безкоштовному FreeSpace, а плани відрізняються лімітом замовлень, кількістю користувачів і підтримкою. Натомість постачальникам послуг ви платите за власними договорами — кур’єрові, операторові шлюзу й за абонемент бухгалтерської програми.

Чи потрапляє в CRM уся пошта менеджера, зокрема приватна?

Ні. Активність на картці створюється лише з листа, адреса якого збігається з лідом або клієнтом — точно або за доменом компанії. Інші листи не потрапляють на жодну картку, а коли надходить лист від клієнта, його відповідальний менеджер отримує сповіщення в панелі.

Якщо ви тільки впорядковуєте документообіг, почніть зі статті про підготовку продажів B2B до KSeF, а чому рахунок, оплата й доставка на одному замовленні — це ще й умова окупності галузевих інструментів, ми пояснюємо в статті про спеціалізовані інструменти в B2B. Що входить у кожен план, можна перевірити на сторінці цін. Створіть безкоштовний обліковий запис і підключіть свій перший інструмент.